Espaces de travail : quelle stratégie gagnante pour les entreprises ?

Comment la gestion innovante des espaces de travail peut faire économiser des millions aux entreprises.

Dans un cadre industriel, de petits ajustements sur les lignes de production ou de conditionnement peuvent permettre d'économiser du temps et de l'argent. Il en est de même dans le domaine des espaces de travail. Les sociétés qui s'en remettent aux méthodes classiques pour organiser l'espace de travail de leur front office ou de leur back office, en donnant à chacun un bureau, un téléphone et un ordinateur, jettent littéralement leur argent par les fenêtres.

Des études récentes ont prouvé qu'à chaque instant, jusqu'à 50% des postes de travail d'une entreprise pouvaient être inoccupés - l'entreprise continuant bien entendu à les financer à 100%. Le mot d'ordre « à chacun son bureau » paraît bien désuet dans les structures modernes où ce qui caractérise le travail de chacun n'est plus « où il se fait » mais « comment il se fait ». Bien que la nécessité de conserver des bureaux physiques soit incontestable, les sociétés ont tout intérêt à améliorer le retour sur leur investissement immobilier en exploitant des dispositifs flexibles qui offrent à leurs collaborateurs de nouvelles options pour définir quand et où ils travaillent.

Pourquoi tant d'espace inutilisé?

Quand les espaces de travail sont inutilisés, les sociétés perdent de l'argent. Le constat n'est pas nouveau, mais les changements technologiques et les modifications de comportements sociaux ont accentué cet état de fait. Entre les ordinateurs portables, les téléphones mobiles, les smartphones gérant les emails, les hotspots wifi disponibles à tous les coins de rue, de nombreux collaborateurs ont un mode de travail qui ne demande pas forcément de passer du temps dans les murs de leur société. D'après le cabinet d'étude IDC, 75% des professionnels aux Etats-Unis pourraient être complètement « mobiles » dès 2011.

Mais l'accroissement du nombre des professionnels mobiles n'est pas la seule cause du gaspillage des espaces de travail. Les collaborateurs dont la présence physique est nécessaire au sein de leur société ne restent eux-mêmes pas toute la journée à leur bureau. Par exemple, une étude réalisée par Microsoft auprès de 38000 personnes a démontré qu'un collaborateur passait en moyenne 5,6 heures par semaine en réunion. Il convient également de citer ces espaces qui restent inoccupés en permanence et que les sociétés continuent de financer de manière quasi-routinière... C'est généralement le cas lorsqu'elles investissent dans des bureaux dont la surface excède leur besoin dans la perspective d'un développement futur ou encore dans le cas de réductions d'effectifs qui libèrent de l'espace.

Au final, quelle que soit la cause de la mauvaise utilisation de l'espace de travail, toutes les sociétés peuvent en améliorer la gestion.

Le véritable coût de l'espace de travail non utilisé

En étudiant les facteurs qui entraînent une mauvaise utilisation de l'espace, le seul budget dépensé pour la location de la surface non exploitée est suffisant pour justifier un changement radical dans l'organisation des espaces de travail. Pour autant les mètres carrés ne sont qu'une partie de l'équation. Le TCO (Total Cost of Occupancy pour Coût Total d'Occupation), qui représente le coût global d'un poste de travail pour une personne, peut être trois à quatre fois plus élevé que le coût de l'espace brut.
En effet, le TCO inclut le coût de la surface, plus tous les coûts annexes à l'instar de l'ameublement, du chauffage, de l'air conditionné, de l'électricité, de l'informatique, de la téléphonie et même de l'assistance humaine (administration, maintenance, informatique, etc.). Chaque espace de travail inexploité pendant une heure entraîne un gaspillage de ressources financières, humaines et même naturelles ! Le temps que les professionnels passent à leur bureau déclinant, les études mettent en valeur que les pertes liées aux espaces de travail inoccupés aux Etats-Unis se montent à 189 milliards d'euros par an.

L'enjeu est complexe à relever pour les sociétés. L'espace de travail inutilisé aura toujours cours, compte tenu des changements qui peuvent impacter la stratégie d'une entreprise. Cependant, il existe des alternatives intelligentes à la traditionnelle équation « un collaborateur égale un espace de travail » qui permettent de mieux calibrer les espaces nécessaires à une entreprise et d'optimiser son budget de fonctionnement.

Des espaces « au cas par cas» et pas « au cas où »

Développer une stratégie plus flexible d'espaces de travail commence par la remise en cause de la « permanence ». A la place de locaux où chaque employé dispose d'un espace qu'il considère être le sien, une approche plus efficace revient à créer une « offre » diversifiée de modes de travail au sein de laquelle chaque collaborateur trouvera ce qui lui convient le mieux. Plusieurs types de stratégies s'inscrivent parfaitement dans cette optique.

• Le télétravail 2.0

La réponse la plus spontanée à la question de l'espace de travail inutilisé est tout simplement d'abandonner cet espace à la faveur du télétravail. Les technologies actuelles en font une option réaliste et sérieuse pour de plus en plus de professionnels. Ce qu'on pourrait appeler des « espaces tiers », comme les hotspot internet publics, les bibliothèques, les cybercafés, sont devenus des lieux aussi fréquentés par les professionnels mobiles que leur propre bureau. Avec les outils adéquats, certains professionnels se révèlent tout aussi productifs que sur leur lieu de travail, tandis que leur société économise la quasi-totalité des charges liées à leur espace de travail.

Le principe du télétravail n'est pas nouveau, mais les sociétés commencent à approcher ce sujet de manière proactive. Alors que le télétravail a longtemps été considéré comme un privilège réservé aux collaborateurs bénéficiant d'un régime de faveur, il est désormais acquis que la démarche relève d'une gestion intelligente des charges de l'entreprise et qu'elle bénéficie aussi bien à la société qu'à ses collaborateurs. Ainsi, de plus en plus d'entreprises cherchent à identifier quelles sont les fonctions les plus adaptées pour le télétravail et l'intègrent même dans la description des postes. L'engagement des entreprises dans cette démarche va au-delà de la simple prise en charge d'un ordinateur portable et d'une connexion internet. Elles proposent également à leurs collaborateurs mobiles ou à distance des ressources adéquates lorsque leur cadre personnel montre ses limites. Ces moyens incluent des salons d'affaires accessibles à la carte, des services de vidéo conférence, des salles de réunion en centre d'affaires pour accueillir les clients ou faciliter le contact avec leur entreprise.

• Choisir un bureau, n'importe quel bureau

Malgré le développement du télétravail, il est indéniable qu'une activité à distance ne peut convenir à tous les types de collaborateurs. Ceci ne signifie par pour autant qu'il soit nécessaire de leur réserver un bureau à plein temps dans les murs de l'entreprise. Ainsi, il s'avère généralement assez rare que tous les commerciaux d'une société soient à leur bureau en même temps. Les entreprises innovantes reconnaissent qu'il n'est pas nécessaire d'allouer un bureau individuel à chacun. Les ressources et l'espace, lorsqu'ils ne sont pas utilisés par un collaborateur, peuvent l'être par un autre.

Cette idée est celle de l'"office hoteling". A l'instar des voyageurs qui n'exigent pas un lieu de résidence permanent dans les villes qu'ils visitent, beaucoup de collaborateurs ne demandent pas un bureau à plein temps dans les locaux de leur entreprise. Plutôt que d'avoir un espace réservé pour eux à tout moment, un système de bureau « hôtelier » met à disposition un espace en fonction de leurs stricts besoins.
Comme les voyageurs qui réservent une chambre d'hôtel, les collaborateurs peuvent réserver un poste de travail quand ils prévoient d'être présents. Ceci permet de réduire la surface de bureaux nécessaire à l'entreprise, optimisant les charges, tout en assurant que les collaborateurs aient bien les ressources et l'espace qui leur sont nécessaires. Une version moins formelle de « l'office hoteling » est le « hot-desking », offrant à chacun la possibilité de s'installer à tout poste de travail libre, sans avoir besoin d'effectuer une réservation.

Alors qu'aucune de ces options ne s'applique à l'ensemble des collaborateurs d'une entreprise, ces espaces de travail temporaires sont bien adaptés pour certains types de profils, en particulier les fonctions commerciales, qui sont fréquemment en déplacement.

• Miser sur la flexibilité des nouveaux sites

Parallèlement à la rationalisation de leurs ressources au sein de leurs sièges, les entreprises peuvent également tirer parti d'une nouvelle approche concernant la localisation de leurs filiales ou de leurs bureaux de représentation. Que ce soit de l'autre côté de la ville ou dans une autre agglomération, ouvrir de nouveaux bureaux pour se rapprocher de clients importants ou attirer de nouveaux talents implique des investissements de départ ainsi que des risques liés aux obligations d'un bail immobilier. En effet, il existe toujours cette possibilité que l'activité ne soit pas à la hauteur des objectifs, obligeant les entreprises à clore leur site avant le terme de leur contrat. A l'inverse, si l'activité de ces nouveaux bureaux se révèle être une réussite, il est fort probable que la société ait à rechercher un nouvel espace, plus vaste, pour assurer son développement. Dans tous les cas, la société risque de payer pour de l'espace dont elle n'a pas besoin, ou d'assumer des pénalités pour ne pas avoir attendu le terme du bail.

Les sociétés peuvent éviter ce genre de problèmes en se tournant - en lieu et place de baux traditionnels - vers les centres d'affaires qui proposent des bureaux entièrement meublés et équipés. Ces centres, offrant des espaces partagés, prêts à être utilisés, se situent généralement dans les centres villes ou leur périphérie. Ils permettent aux sociétés d'ouvrir facilement des bureaux dans les lieux stratégiques, plus proches de leurs collaborateurs ou de leurs clients importants, sans avoir besoin de signer un engagement de bail et d'investir sur de l'équipement. La plupart des centres d'affaires offrent des contrats courts termes, permettant aux sociétés d'accroître ou de réduire leur espace de travail, de manière simple et peu coûteuse, sans avoir à changer de site.

Dans tous les cas, force est de constater qu'il n'y a pas de solution « type » pour réduire le gaspillage d'espaces de travail. Pour en optimiser l'usage et en tirer de véritables bénéfices, les entreprises doivent développer une stratégie personnalisée qui s'attaque au sujet sous différents angles. Le point commun à chacune de ces stratégies est la remise en cause de l'image traditionnelle de l'espace de travail, qui doit désormais s'adapter aux nouvelles réalités de la mobilité professionnelle. La transition prendra du temps, mais il y a beaucoup à gagner pour les entreprises qui arriveront à prendre ce tournant.