Une réunion efficace en 5 étapes

Ce qui fait toute la différence entre le succès et l'échec d'une réunion tient à sa préparation ainsi qu'à son organisation. Au terme d'une réunion réussie, vous pouvez vous sentir plein d'énergie et d'enthousiasme. À l'inverse, une réunion ratée peut vous donner envie de changer de travail, voire de prendre un nouveau départ professionnel. Nous déplorons tous le nombre élevé de réunions auxquelles nous sommes tenus d'assister. Toutefois, bien menées, ces réunions peuvent être source d'idées, de revenus, d'énergie et de bonne volonté. Mais comment arriver à ce résultat ?

Les recommandations quant à la façon d’organiser et de diriger une réunion sont souvent connues. Ainsi, il est essentiel de respecter le temps imparti et de s'assurer que les participants au caractère affirmé ne prennent pas l'ascendant sur les personnalités plus effacées.

De la même manière, l'« Après » a déjà fait l'objet de nombreux conseils. Ainsi, il convient par exemple d'exprimer clairement ce qui a été convenu lors de la réunion, les actions de suivi et les délais attendus. Rédigez un compte-rendu des « to do’s » à réaliser et faites en sorte que tout le monde puisse le lire après la réunion.

Mais nous avons tendance à négliger quelque peu l'« Avant ». Pourtant, mon expérience m'a régulièrement montré que l'étape de la préparation peut conditionner l'issue d'une réunion. Voici une liste non exhaustive des points à renforcer lors de l’organisation d’une réunion.

1. Définissez l'objectif de la réunion 

Les réunions sont tellement inscrites dans la vie de l'entreprise que les employés finissent par les considérer comme des options « par défaut ». Bien trop souvent, les véritables objectifs des réunions restent vagues. C'est notamment le cas lors de réunions d'équipe hebdomadaires et de réunions d'information sur les progrès réalisés. De quoi faut-il alors concrètement parler? Les réunions les plus efficaces sont celles focalisées sur l'action à entreprendre, qui ont une structure logique et dont les objectifs ou les résultats sont clairement énoncés.

2. Limitez le nombre de participants 

D'une manière générale, plus le nombre de participants est important et plus le risque qu'ils gaspillent leur énergie est élevé ou encore, qu’ils n’aient pas l’opportunité de s’exprimer. Demandez-vous si chaque participant a réellement besoin d'y assister, et s'il ne pourrait pas simplement être informé à un moment ultérieur des résultats attendus. Faites preuve de diplomatie: vous devez faire comprendre à ceux qui ne participent pas à la réunion qu'ils ont ainsi plus de temps à accorder à leur travail, et qu'ils ne sont nullement laissés de côté.

3. L'ordre du jour n'est pas qu'une simple formalité 

L'ordre du jour est la base de toute organisation réussie. Il devrait au préalable être distribué aux participants afin qu'ils puissent le lire et s'y conformer. Tous doivent savoir exactement comment se préparer en vue de la réunion.

4. Plantez le décor 

Je compare toujours une réunion à une pièce de théâtre ou à un film. Même avec un scénario et des acteurs exceptionnels, le succès de la pièce de théâtre ou du film ne sera pas assuré si le lieu, le décor, l'éclairage et le son ne sont pas appropriés. Un certain nombre d'éléments inhérents à la mise en scène ne doivent pas être omis. Combien de fois avez-vous remarqué qu'une salle où l'air ne circule pas correctement a un effet soporifique sur les participants? Combien de fois la lumière du soleil, entrée par la fenêtre, vous a-t-elle donné mal à la tête ou a-t-elle rendu impossible la lecture des notes sur le tableau? Combien de fois avez-vous assisté à une réunion sans cesse interrompue par le va-et-vient des personnes souhaitant savoir si la pièce est libre? Ces désagréments perturbent la concentration des participants et ont ainsi des conséquences fâcheuses sur la productivité. Dans une salle de réunion profes­sionnelle disposant d'un éclairage et d'une ventilation adéquats, les participants ont moins tendance à se laisser distraire.

5. Tenir compte de la première impression

La première impression que l'on donne est toujours importante. Elle se révèle particulièrement importante lors de la rencontre de collaborateurs, de clients extérieurs ou encore de fournisseurs. Une réunion organisée dans un bureau visiblement laissé à l'abandon ou au café du coin ne laissera pas la même impression qu'une réunion tenue dans une salle à la taille appropriée, située dans un lieu prestigieux et facile d'accès, et disposant d'équipements de qualité. Si votre bureau ne propose pas de tels équipements, peut-être devriez-vous songer à la location de salles de réunion. Même si les autres participants savent pertinemment que les salles de réunion ne vous appartiennent pas, peu leur importe.

Votre histoire peut être la meilleure du monde, ce qui compte avant tout c’est une préparation à tous niveaux !