Hoe ondernemingen kunnen besparen door een efficiënter beheer van hun kantoorruimte

Kleine veranderingen aan een assemblage- of een verpakkingslijn kunnen grote besparingen in tijd en geld opleveren. Hetzelfde geldt voor ons kantoorgebruik. Ondernemingen die terugvallen op de verouderde gewoonte om hun werknemers te laten werken vanuit een klassiek kantoor - waar iedere werknemer zijn of haar eigen bureau, telefoon en PC heeft - verspillen systematisch heel veel geld!

Uit onderzoek blijkt dat kantoorruimte slechts voor de helft van de tijd effectief benut wordt. Toch blijven ondernemingen voor de volle 100% hiervoor betalen. Het klassieke kantoor - waar alle werknemers op één locatie worden ondergebracht -  is voorbijgestreefd en beantwoordt niet meer aan de behoeften van vandaag. Dankzij de technologie speelt het geen rol meer waar iemand werkt, het is de output die telt. Hoewel de hoofdkantoren van ondernemingen belangrijk blijven, kunnen managers hun kantoorruimtes efficiënter gebruiken door hun werknemers te laten werken waar en wanneer ze dat willen.

Waarom is er zoveel leegstand in kantoorgebouwen?

Kantoren die een groot deel van de dag leeg blijven staan, kosten ondernemingen veel geld. Dit is altijd al een onvermijdelijke kost geweest voor wie zaken wil doen, maar de technologische en maatschappelijke ontwikkelingen van de laatste jaren hebben dit probleem meer naar de voorgrond gebracht. Met e-mail, internet, mobiele telefoons, PDA's en internethotspots  - en de internetgeneratie die toetreedt tot de arbeidsmarkt - hebben steeds minder werknemers de behoefte om tijd op het hoofdkantoor door te brengen. De onderzoeksgroep IDC verwacht dan ook dat maar liefst driekwart van de werkende bevolking in de VS tegen 2011 mobiel zal zijn.

De komst van meer telewerkers is niet de enige reden waarom kantoren leeg blijven staan. Ook werknemers die voor het grootste deel van de tijd op het hoofdkantoor werken zijn soms uren per dag niet aan hun bureau te vinden. Zo blijkt uit een onderzoek van Microsoft, uitgevoerd bij meer dan 38.000 werknemers, dat de gemiddelde werknemer 5,6 uur per week in vergadering is. Daarnaast betalen vele ondernemingen voor teveel vierkante meter kantoorruimte omdat ze willen inspelen op een groei of omdat er door ontslagen meer ruimte vrijkomt.

We kunnen besluiten dat er inzake leegstand van kantoorruimte voor vrijwel elke onderneming in elke sector verbetering mogelijk is.

Wat kost deze leegstand?

Het is duidelijk dat de leegstand van kantoorruimte handenvol geld kost aan ondernemingen en dat ons huidig kantoorgebruik daarom dringend aan herziening toe is. Daarenboven maakt de prijs per vierkante meter slechts een deel van dit alles uit. De totale bezettingskost - de allesomvattende kost voor een uitgeruste werkplek voor één persoon - kan drie tot vier keer hoger liggen!

De totale bezettingskost bevat naast de huurkosten ook het meubilair, verwarming en airconditioning, elektriciteitsverbruik tot de menselijke ondersteuning (onderhoud, IT en administratieve ondersteuning). Voor ieder uur dat een bureau onbemand is, gaan financiële, menselijke en natuurlijke middelen verloren. De wereldwijde kost van de leegstand van kantoorruimte wordt geschat op maar liefst 189 miljard euro per jaar!

Dit probleem kan natuurlijk nooit volledig opgelost worden. Er zal altijd kantoorruimte leeg blijven staan als gevolg van veranderende marktomstandigheden. Toch zijn er alternatieven voor ons huidig kantoorgebruik die het mogelijk maken om dit probleem efficiënt en kostenbesparend aan te pakken.

"Just in time", en niet "just in case"

De ontwikkeling van een flexibele werkplekstrategie gaat gepaard met het in vraag stellen van de "permanentie" op kantoor. In plaats van een hoofdkantoor waar elke werknemer over zijn of haar eigen bureau beschikt, biedt een netwerk van flexibele werkplekken van waaruit elke werknemer zelf kan kiezen waar hij of zij werkt, een beter alternatief.

Veel vaak gebruikte strategieën lenen zich hiertoe:

Telewerk 2.0

 Geen hoofdkantoor meer! Dit is waarschijnlijk de meest voor de hand liggende oplossing voor de leegstand van kantoorruimte. Dankzij de technologie speelt het vandaag de dag geen rol meer waar iemand werkt. Met de juiste middelen zijn werknemers net zo productief thuis of op een flexibele werkplek dan wanneer ze vanuit het hoofdkantoor werken. En dit terwijl de onderneming kan besparen op de kosten van de werkplek. Dit idee is niet nieuw, maar bedrijven beginnen te begrijpen dat ze de werkplek naar de mensen moeten brengen en niet omgekeerd. Telewerken werd lang aanzien als een privilege voor werknemers terwijl dit vandaag meer en meer aanvaard wordt als een prijsbewuste strategie die zowel ten goede komt aan de werknemer als aan de onderneming. Steeds meer ondernemingen gaan daarom na welke functies het meest in aanmerking komen voor telewerk en voegen dit toe aan de functiebeschrijving van de job. Sommige ondernemingen gaan zelfs zo ver dat ze hun werknemers voorzien van een laptop en een internetverbinding. Aan alle beperkingen van thuiswerk wordt gedacht. Zo bieden sommige ondernemingen hun mobiele werkers toegankelijke business lounges, studio's voor videoconferentie of vergaderzalen aan, waar ze hun klanten kunnen ontvangen of in verbinding kunnen staan met het hoofdkantoor.

Neem om het even welk bureau

Uiteraard kan telewerken niet voor alle jobs. Dit wil echter niet zeggen dat alle werknemers een vaste werkplek moeten hebben op het hoofdkantoor. Zo is het bijvoorbeeld zeldzaam dat alle sales managers zich op hetzelfde moment op het hoofdkantoor bevinden. Daarom zijn vooruitdenkende ondernemingen zich ervan bewust dat er geen apparte werkplek nodig is voor elke werknemer, maar dat de werkplekken kunnen gedeeld worden.

Dit is het idee achter "office hoteling". Zoals reizigers ook geen fulltime woonplaats nodig hebben in de steden die ze bezoeken, hebben vele werknemers ook geen vaste werkplek nodig. Met een hotelsysteem kan elke werknemer over een werkplek beschikken wanneer hij of zij die nodig heeft.

Werknemers kunnen zo een werkplek reserveren voor de momenten waarop ze zich op het hoofdkantoor bevinden. Zo heeft een onderneming minder ruimte nodig en wordt er bespaard op de vaste kosten terwijl de werknemers over een werkplek kunnen beschikken wanneer ze die nodig hebben. Een minder formele variant van "office hoteling" is hot-desking waarbij iedereen kan plaatsnemen waar hij of zij wil, zonder reserveringen.

Geen van beide scenario's is in veel gevallen geschikt voor het hele personeelsbestand van een onderneming maar wel voor bepaalde types werknemers, zoals bijvoorbeeld sales-teams die zich vaak buiten kantoor begeven.

Flexibele kantoren

Naast de herziening van het kantoorgebruik op het hoofdkantoor, hebben ondernemingen vaak veel te winnen bij een andere aanpak wat betreft de locatie van hun dochterondernemingen of nevenvestigingen. Een nieuw kantoor openen om zich dichter bij een grote klant te bevinden of om nieuw talent aan te trekken, gaat altijd gepaard met hoge opstartkosten en het tekenen van een huurcontract op lange termijn. De kans bestaat dat de zaken er niet vlot lopen waardoor de vestiging moet sluiten vooraleer het huurcontract ten einde loopt. Of, in het andere geval, dat de vestiging heel succesvol is waardoor de zoektocht naar een ruimer kantoor kan beginnen. In elk van deze gevallen loopt de onderneming het risico om te betalen voor kantoorruimte die het niet meer nodig heeft of voor het niet uitdoen van de huurtermijn. Om dit te vermijden kunnen ondernemingen gebruik maken van volledig uitgeruste business centers. Deze gebruiksklare business centers vind je zowel in stedelijke als woongebieden. De meeste van deze business centers bieden korte termijncontracten aan waardoor ondernemingen gemakkelijk en goedkoop hun kantoorruimte kunnen uitbreiden of verminderen, zonder dat ze daarom moeten verhuizen.

Waarschijnlijk bestaat er geen perfecte oplossing voor de leegstand van gebouwen. Ondernemingen zullen elk een aangepaste strategie nodig hebben om dit probleem vanuit verschillende oogpunten aan te pakken. Het aandachtspunt moet hierbij telkens zijn dat de werkplek moet voldoen aan de eisen van de mobiele zakenwereld van morgen. De overgang zal enige tijd vergen, maar er valt veel te winnen voor de ondernemingen die de stap wagen.