De 10 meest gemaakte blunders bij het organiseren van een bedrijfsevenement

Iedereen organiseert wel eens een (bedrijfs-)evenement: een avontuurlijke teambuilding, een inspirerend congres, het jaarlijkse personeelsfeest, een spetterend trouwfeest. Stuk voor stuk events waarvan je wil dat ze perfect verlopen. En toch gaat het regelmatig goed fout. Hieronder 10 blunders die je best vermijdt om van je evenement een succes te maken:

1. Wat je zelf doet doe je niet altijd beter – Sommige evenementen zijn zo groot of complex dat je de organisatie ervan beter overlaat aan professionals. Ben je lekker eigenwijs en wil je het toch allemaal zelf doen? Lees dan zeker verder!

2. Foute datum – Evenementen op een brugdag of pal in een vakantieperiode zijn bij voorbaat gedoemd om te mislukken. Je event inplannen op bijvoorbeeld de finale-avond van een WK is ook een echte voltreffer als je wil besparen op de catering.

3. Onvolledige gastenlijst – Niets zo gênant als belangrijke gasten gewoon vergeten uit te nodigen of hun namen verkeerd te schrijven. Neem de tijd om je gastenlijst samen tes tellen én te controleren.

4. Stuntelige uitnodiging – Wie? Wat? Waar? Op die essentiële vragen moet elke uitnodiging een antwoord geven, maar je zou niet de eerste zijn die de datum of locatie vergeet te vermelden of die fouten in de uitnodiging schrijft.

5. Ongeschikte locatie – Een te kleine locatie of eentje waar je gasten in verdwalen zijn echte afknappers. Ga na of alle nodige faciliteiten (wifi, elektriciteit, water, keuken, vestiaire, ...) aanwezig zijn en of er voldoende parkeergelegenheid in de buurt is.

6. Giftige hapjes – Kies een professionele cateraar met een vlotte bediening zodat je lange wachtrijen aan het buffet voorkomt. Voorzie genoeg en zorg dat het lekker is (serveer niets dat je zelf niet zou eten) zodat knorrende magen culinair gevuld kunnen worden.

7. Artiest/spreker stuurt zijn kat – Een grote naam op de affiche. Leuk! Maar wat doe je als de artiest niet komt opdagen? Werk daarom altijd een plan B uit.

8. Piepende luidsprekers – Werk uitsluitend met kwalitatief audio-visueel materiaal en zorg dat er steeds een professionele technieker in de buurt is. Vermijd amateurs achter de knoppen en voorkom zo piepende, fluitende en galmende luidsprekers.

9. Low-budget fotograaf – Altijd leuk om een paar mooie foto's als herinnering aan je event te hebben. Laat deze belangrijke taak niet over aan nonkel Frans of een collega die wel eens een vakantiekiekje maakt. Wat ga je doen als blijkt dat alle foto's overbelicht of onscherp zijn? Of nonkel Frans per ongeluk op de 'delete all' knop heeft gedrukt?

10. Financiële kater – Budgeteer je evenement op voorhand. Doe dat grondig en denk aan alle kostenposten zodat je niet voor onaangename verrassingen komt te staan als de factuur in je bus valt.

Hoe moet het dan wel?

Dat ontdek je in het boek EVENTS! Het must-have handboek voor zowel ervaren als onervaren organisatoren van evenementen staat bol van de praktische tips. Handige checklists helpen je niets over het hoofd te zien met oog voor de kleinste details.

Korting

Express.be-lezers die EVENTS nu meteen bestellen krijgen € 2,50 korting. Gebruik de kortingscode 'express' bij je bestelling via deze link.