Zeven tips om telewerkers beter te managen

Een recent onderzoek van marktonderzoeksbureau IDC¹ voorspelt dat meer dan een derde van de wereldwijde beroepsbevolking tegen 2013 mobiel zal zijn. Door de toename van het aantal mobiele werknemers zullen managers zich moeten aanpassen aan een nieuw werkplekmodel.

Om snel de overgang te kunnen maken naar deze nieuwe manier van werken, is het succesvol managen en ondersteunen van telewerkers van cruciaal belang. Enkel zo kunnen managers ervoor zorgen dat hun werknemers een sterk en goed samenwerkend team vormen. Managers moeten leren hoe zij de productiviteit van hun mensen kunnen maximaliseren, wanneer zij hun werknemers niet meer dagelijks op het hoofdkantoor tegen het lijf lopen.

De volgende zeven tips kunnen werkgevers op weg helpen om hun verspreide team(s) beter te managen:

1. Maak een plan

Zorg voor een heldere visie op uw nieuwe werkplekbenadering, met duidelijke targets en voordelen voor het individu, het team en de organisatie.

2. Bepaal doelstellingen

Voer een managementprogramma in dat uitgaat van het behalen van resultaten, wat managers in staat stelt eenvoudig de gewenste en behaalde objectieven van het virtuele team vast te stellen.

3. Begrijp hoe uw medewerkers werken

Begrijp goed hoe uw medewerkers te werk gaan. Is dat gestructureerd of juist niet? Welke interactie is er nodig? Met wie moet er worden samengewerkt? Wordt er zelfstandig gewerkt?

4. Zorg voor regelmatige communicatiemomenten

Geef het goede voorbeeld door met regelmaat vergaderingen in te plannen waarbij gebruik wordt gemaakt van de meest efficiënte communicatiemiddelen. Maak bijvoorbeeld gebruik van audioconferencing voor algemene business updates, videoconferencing voor de introductie van nieuwe producten of processen en persoonlijke ontmoetingen voor trainingen of vergaderingen in het kader van business planning.

5. Bied mobiele werknemers een professionele werkplek

Zorg dat uw mobiele werknemers toegang hebben tot professionele werkplekken wanneer zij die nodig hebben. Zij moeten ten allen tijde kunnen beschikken over professionele diensten en ondersteuning.

Ook moeten medewerkers die op afstand werken, bijvoorbeeld van thuis uit, op ieder moment toegang hebben tot een vergaderruimte. Of het nu gaat om vergaderingen met collega's of klanten, of wanneer er aan een speciaal project wordt gewerkt: medewerkers hebben een professionele locatie nodig waar zij samen kunnen komen voor een uur, een halve dag, een dag of zelfs enkele maanden.

6. Bewaak de bedrijfscultuur

Moedig interne kameraadschap aan door momenten te creëren waar collega's elkaar formeel en informeel kunnen ontmoeten en bovendien netwerken kunnen creëren met andere professionals. Dergelijke bijeenkomsten en netwerken kunnen de bedrijfscultuur en -identiteit versterken.

7. Moedig feedback aan

Luister goed naar de behoeften en de moeilijkheden van uw werknemers op vlak van telewerken. Hun input kan bijdragen tot de invoering van een telewerkprogramma binnen de organisatie. Naargelang de feedbackvan uw werknemers kan dit programma dan nog op latere tijdstippen worden aangepast.

Een verspreid team hoeft geen chaotisch team te zijn. Organisaties kunnen het zich niet veroorloven om hun telewerkers te isoleren; zij moeten hun managementmodel op hen aanpassen en de professionele en sociale wensen die bij een dergelijk model horen respecteren.

¹ IDC, “Worldwide Mobile Worker Population 2009-2013 Forecast” (Doc #221309), http://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=221309 (December 2009)