Les entreprises en ont assez des emails

Thierry Breton, le PDG d’Atos, a récemment déclaré la guerre aux emails internes. Il estime que les responsables chez Atos passent entre 5 et 25 heures par semaine à gérer leurs emails. Il veut les éradiquer complètement d’ici 2014.

Il n’est pas le seul à les condamner : certaines sociétés leur reprochent par exemple de laisser des traces. De plus en plus de banquiers préfèrent désormais rédiger des notes manuelles, plus difficiles à retrouver. Mais le plus gros reproche qui leur est fait, c’est leur inefficacité, le fait qu’ils arrivent sous forme de flux indifférencié.

Klick, une société de marketing numérique canadienne qui compte plus de 200 employés, n’utilise plus les emails que pour communiquer à l’extérieur avec les tiers. Les messages internes sont gérés par Genome, un logiciel maison qui affiche les tâches sous forme de flux. D’autres sociétés ont opté pour des réseaux sociaux, comme Yammer, pour éliminer les emails consacrés à certaines fonctions. Capgemini, qui est une de celles-ci, affirme que les emails ont été réduits de 40% depuis que les salariés ont commencé à l’utiliser il y a 18 mois. Environ 20% des entreprises auraient adopté un réseau social en interne de ce type pour réduire les emails. L’avantage de cette solution, c’est que le salarié contrôle le type d’information qu’il veut consulter, et qu’il peut choisir le moment auquel il veut le faire. En outre, les employés peuvent choisir de ne se connecter qu’à des groupes ou à des sujets bien précis.

D’autres sociétés réfléchissent plutôt à des moyens de réduire la masse d’emails. Chez Intel, par exemple, le vendredi est une journée sans email. Les employés doivent utiliser le téléphone ou à l’entretien en face à face pour résoudre leurs problèmes.

En fait, l’email est devenu d’abord une source de stress pour les salariés. « La plupart des sociétés souffrent d’une surcharge d’emails, explique Monica Seeley, une experte de la gestion des emails pour Mesmo, une société de consultance, et l’auteur de l’ouvrage « Brilliant Email ». Les sociétés perdent jusqu’à 20 jours par an et par personne à s’occuper des emails sans grande efficacité », explique-t-elle. « Nous vivons dans une société de gratification immédiate où chacun s’attend à une réponse immédiate. Les personnes qui les reçoivent finissent par sentir qu’ils doivent constamment vérifier leurs emails », poursuit-elle.

Voici ses conseils pour gérer vos emails :

• Consacrez 10 à 15 minutes quotidiennement à mettre de l’ordre dans votre boite de réception des emails.
• Mettez vos emails dans des dossiers pour en faciliter la consultation
• Tous les messages vieux de plus de 2 semaines doivent être transférés dans un dossier intitulé « vieux mails ». Si vous en avez la possibilité, subdivisez-le davantage, par exemple par année, et veillez à éliminer les mails devenus inutiles de ces sous-dossiers dès que vous avez un peu de temps.
• Réduisez le nombre de personnes que vous mettez en copie d’au moins 20% à chaque fois que vous adressez un email. Si vous envoyez moins de mails, vous en recevrez également moins.
• Vous pouvez aussi passer à des alternatives, comme des sites de microblogging, tels que Yammer, qui était déjà utilisé l’année dernière par 80.000 sociétés et leurs 3 millions d’employés. Yammer a aussi des concurrents intéressants : Communote, Blogtronix, Present.ly, Regroup, BuddyPress, Chatter et KineticGlue.