Blackberry en iPhone zo snel mogelijk uit vergadering bannen

Een zacht geroezemoes weerklinkt in de vergaderzaal. Een hand reikt naar de tafel of een broekzak. Een Blackberry wordt tevoorschijn gehaald. Een bericht wordt aandachtig gelezen, de vingers tokkelen op het toetsenbord voor een snel antwoord. Twee of drie minuten later keren de managers terug naar het doel van hun aanwezigheid: de vergadering zelf.

Blackberry's, iPhone's en alle andere draadloze apparaten die e-mail ondersteunen moeten zo snel mogelijk uit bestuursvergaderingen worden gebannen. Dat zeggen David Beatty en Mark Weber van de Rotman School of Management University in Toronto. Managers wiens aandacht tijdens een vergadering door hun smartphone wordt afgeleid hebben minuten nodig om terug aan te sluiten bij het onderwerp en nemen daardoor vaak verkeerde beslissingen. Het verdelen van aandacht over twee verschillende onderwerpen is iets waar de meeste managers niet goed in zijn. Uit recent onderzoek blijkt dat wie achter het stuur een sms verstuurt, meer kans op een aanrijding heeft dan iemand die onder invloed van alcohol is. Wetenschappers noemen dit fenomeen de ‘verdeelde-aandachtsblindheid'.  Mensen kunnen enkel twee zaken tegelijkertijd doen wanneer een van beiden natuurlijk of automatisch is. Mensen kunnen bijvoorbeeld tegelijkertijd wandelen en spreken. Maar wat in een vergaderzaal gebeurt is natuurlijk, noch automatisch en vereist uiterste concentratie en aandacht. Wie tijdens een vergadering een e-mailbericht beantwoordt is dus bezig met de e-mail en niet met de vergadering en schaadt daarom de belangen van zijn werkgever.

In de VS duiken ondertussen al de eerste tekenen op dat topmanagers die tijdens meetings sms'en of emailen door aandeelhouders zullen worden gedagvaard omdat ze de belangen van het bedrijf met dit soort gedrag schaden. Sommige notulen van vergaderingen binnen beursgenoteerde bedrijven stellen dit mailgedrag al aan de kaak. Vooral omdat de bedrijfsservers de data bijhouden van wat iemand met zijn Blackberry doet. Managers zullen dus moeilijk kunnen bewijzen dat ze niet met andere zaken bezig waren. Beatty en Weber pleiten dan ook ‘voor een ‘geen draadloze apparaten'- regel gedurende vergaderingen. Bedrijven die hieraan geen gevolg geven moeten aandeelhouders  de wetenschappelijke bewijzen voorleggen dat dit gedrag rechtvaardigt. Indien dat bewijsmateriaal niet wordt aangedragen, is het niet meer dan normaal dat het vertrouwen in de directie en haar individuele leden wordt opgezegd.'