Top 10 e-mailfouten die we dagelijks maken

dinsdag 16 feb 2010

Velen van ons denken dat ze goed met e-mail overweg kunnen. Maar dat is niet zo. Soms zijn we te snel en laten we onze lezers in verwarring achter. Dan moeten we wat we schreven rechtzetten en meer duidelijkheid verschaffen, iets wat vaak nog meer tijd kost. We missen vaak ook gouden kansen om relaties te bouwen, anderen te motiveren, verkopen af te ronden of andere belangrijke informatie te verspreiden.

Tim Flood is assistent professor Management en Bedrijfscommunicatie aan de universiteit van North Carolina. Hij stelde een top 10 van meest courante e-mailfouten op:

1. Te vage onderwerpsregel. ‘Vergadering', ‘Stand van zaken', ‘Vraagje', etc. bieden geen enkele toegevoegde waarde. Optimaliseer het gebruik van deze regel. Ook wie het bericht op een smartphone binnenkrijgt moet snel begrijpen waar het over gaat. 5 à 10 woorden volstaan voor een krachtige onderwerpsregel. ‘Actiepunten en notulen vergadering 17 januari'.

2. Het nieuws wordt achterin begraven. Belangrijke zaken moeten steeds vooraan worden vermeld. Belangrijke data, deadlines en aandachtspunten moeten in regels een tot drie (eventueel ook in de onderwerpsregel). Smartphones, cultuurverschillen en waardebeoordelingen maken dat veel lezers niet verder dan de eerste drie lijnen lezen.

3. Bcc. In het beste geval is bcc-gebruik (blind carbon copy) gluiperig en riskant; in het slechste geval onetisch en teleurstellend. Niet doen dus. Beter: het bericht naar de betrokkenen doorsturen met een korte uitleg erbij.

4. Voorgaand emailverkeer niet verwijderen. Wie zijn berichten kort en krachtig formuleert hoeft zijn lezers niet te vragen om door een handvol voormalige emails te ploeteren om te weten waar het over gaat. ‘Ja, ik geef je hierbij toelating om een extra mankracht aan te werven' doet het dus beter dan gewoon ‘Ja'.

5. Spel- en stijlfouten negeren. Het gebruik van Blackberry en andere pda's hebben er tot geleid dat we een zekere tolerantie voor spel- en stijlfouten aan de dag leggen. Dat betekent dat wie wel aandacht aan zijn schrijfstijl besteedt onvermijdelijk zal opvallen.

6. Lange emails vermijden. Soms werkt een lang bericht beter dan het versturen van attachments en andere zaken die niet door veiligheidssystemen raken. Wees dus niet bang om je e-mail wat langer te maken, zolang de structuur van je schrijfsel duidelijk blijft.

7. Gebrek aan structuur. Lange e-mails werken niet ontmoedigend; een gebrek aan structuur in een lange e-mail wel.

8. Het menselijk aspect verwaarlozen. E-mail blijft een communicatiemiddel tussen mensen van vlees en bloed. Zelfs wanneer we de ontvanger ervan nooit hebben gezien of gehoord.

9. Denken dat e-mail het beste communicatiemiddel is. Dat is het niet. Zit je ontvanger vlakbij? Sta recht en loop tot daar. Wil je antwoord op een onbeantwoorde e-mail? Pak de telefoon. Wil je je boodschap meer gewicht geven? Schrijf een brief. Moet je een delicate zaak oplossen? Beleg een meeting.

10. Vergeten dat een e-mail niet kan worden vernietigd. Miscchien wel de belangrijkste les uit cyberspace. Alle dagen schrijven, lezen en versturen we tientallen e-mails. Maar die e-mails blijven voor altijd opgeslagen op een of andere server. Wie schrijft die blijft, ook jaren later nog en zeker wanneer wat we schreven ongepast, grof, vunzig, beledigend of naast de kwestie was.

(foto:http://www.flickr.com/photos/yourdon/ / CC BY-SA 2.0)

Gebaseerd op:The Wall Street Journal Powered by:Express.be

Lees meer

Achtergrondmuziek werkt negatief op arbeidsprestatie vrijdag 30 jul 2010Werknemers hebben vaak graag een achtergrondmuziek om de verveling tegen te gaan en de creativiteit te stimuleren, maar in werkelijkheid zorgt die muziek voor afleiding en productie-vertragingen. Dat is de conclusie van een onderzoek van het Wales Institute uit Cardiff. Uit het onderzoek bleek dat proefpersonen beter presteerden wanneer ze constant met dezelfde achtergrondgeluid worden geconfronteerd dan wanneer ze afwisselende nummers van bekende popsterren te horen kregen. Het beste werd echter gepresteerd in een stille omgeving. Verschillende geluiden verstoren volgens de onderzoeker de concentratie....
Gebrekkig functioneren belangrijkste ontslagreden donderdag 29 jul 2010Een gebrekkig functioneren blijft de belangrijkste reden om een medewerker te ontslaan. Dat blijkt uit een Nederlands onderzoek van Raadgevers Bedrijfsjuristen. Gebrekkig functioneren is volgens de ondervraagde ondernemers in de helft van de gevallen de reden voor het ontslag. Ook conflicten, productiebeperkingen en reorganisaties vormen echter een belangrijke reden voor een ontslag. Meer dan zeven op tien ondernemers geeft aan ooit al iemand ontslagen te vakken. Kleine bedrijven en vrouwelijke ondernemers blijken minder ontslagen door te voeren. Volgens 72 van de ondervraagden zou het gemakkelijker moeten worden gemaakt om mensen te ontslaan...
Gevolgen jetlag zijn te verzachten woensdag 28 jul 2010De gevolgen van een jetlag zijn te verzachten als de reiziger zich voorbereidt op de trip naar een andere tijdzone. De menselijke biologische klok steunt op de suprachiasmatische kern in het brein. De cellen in deze kern genereren een ritme van 24,2 uur. Als het donker wordt, dan instrueert de kern het brein om melatonine vrij te geven, en die stof maakt ons slaperig. De kern zorgt er tevens voor dat we tijdens het slapen niet van honger wakker schieten. Als de reis oostwaarts voert, dan is het verstandig om op de avond voor het vertrek eerder te slapen en om op de vertrekdag eerder op te staan....
Nieuwe luchtbel in de maak: 'Sociale netwerken leiden tot neprelaties' woensdag 28 jul 2010De positie van socialmediastrategen wordt de laatste tijd steeds prominenter binnen bedrijven. Daarmee tonen bedrijven die na een aarzelend begin sociale media als Hyves, Facebook en Twitter steeds meer omarmen, zich doof voor pessimisten die waarschuwen voor te veel macht voor de 'bloeiende adviescultuur'. Raymond Franz van mediaonderzoeksbureau Trendlight waarschuwt vooral voor de hype die momenteel lijkt te ontstaan rond de sociale media. 'Allerlei bedrijfjes zonder enig statistisch besef en kennis van de economie van het internet adviseren serieuze bedrijven en organisaties over het optuigen van een socialemediastrategie....
Opnieuw discipline nodig op de werkvloer woensdag 28 jul 2010Er moet op de werkvloer opnieuw meer discipline worden ingevoerd. Dat zegt de Duitse econoom Roland Springer in een interview met het tijdschrift Manager Magazin. Bedrijven moeten zich volgens hem aanpassen aan een grotere concurrentie. De eisen worden steeds complexer en de concurrentie steeds goedkoper. Indien ondernemingen in dat klimaat willen overleven, zijn efficiënte en foutloze processen nodig. Wanneer daarbij mensen betrokken worden, kan volgens Springer alleen maar met discipline iets bereikt worden. Medewerkers moeten strikt gedefinieerde normen vervullen. Alleen op dit manier slaagt men erin fouten uit te sluiten en tijdverlies en...
Werkloosheid is carrousel van instroom en uitstroom woensdag 28 jul 2010De helft van alle Vlaamse werklozen die een baan vinden, zijn die binnen twee jaar weer kwijt. Dat is de conclusie van een onderzoek van de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling (VDAB). Na zes maanden blijkt 72 procent van de betrokkenen nog altijd aan het werk te zijn. Na een periode van twee jaar is dat echter teruggelopen tot 48 procent. Uitzendbanen houden begrijpelijk het meeste risico in om opnieuw werkloos te worden. In het onderzoek wordt opgemerkt dat voor ruim de helft van de Vlaamse werklozen het vinden van een nieuwe baan niet het definitieve begin van een nieuwe carrière is....
Langdurige werkloosheid heeft brede impact dinsdag 27 jul 2010Een langdurige werkloosheid kan zware gevolgen hebben voor de financiële situatie, emotionele gezondheid en professionele toekomst van de betrokkene. Dat is de conclusie van een Amerikaans onderzoek van het Pew Research Center. Een werkloosheid van langer dan zes maanden tijdens de economische recessie heeft bij 44 procent van de betrokkenen naar eigen zeggen geleid tot belangrijke veranderingen in hun leven. Bij ondervraagden die minder dan zes maanden werkloosheid zijn geweest, merkt slechts 31 procent op dat de economische crisis zijn leven heeft veranderd. Er wordt aan toegevoegd dat bij de groep die niet met werkloosheid is geconfronteer...
Ruim één derde meer jobstudenten aan de slag dinsdag 27 jul 2010Er zijn heel wat meer studenten met een vakantiebaan dan vorig jaar. Dat zegt het uitzendbureau Randstad. Daar werd een stijging met 34 procent opgetekend tegenover vorig jaar. Aan de kust werd een toename met 2 procent genoteerd. Door de economische crisis viel het aantal jobstudenten vorig jaar nog terug met 23 procent. Aan de kust werd een achteruitgang met 20 procent opgetekend. In de zomervakantie nemen jaarlijks 360.000 tot 400.000 jongeren een vakantiebaan. Randstad zegt elk jaar 30.000 studenten aan een vakantiebaan te helpen. Het uitzendbedrijf voegt er aan toe dat 26.000 studenten ook tijdens het jaar met hulp van Randstad regelmati...
Starters van vreemde origine leggen activiteiten sneller neer maandag 26 jul 2010Beginnende zelfstandigen van vreemde origine geven het tijdens het eerste jaar drie keren sneller op dan autochtone starters. Dat blijkt uit cijfers van het Neutraal Syndicaat voor Zelfstandigen (NSZ). Volgens het onderzoek van de zelfstandigorganisatie houdt 9,29 procent van de startende zelfstandigen van vreemde origine het binnen het jaar voor bekeken. Bij Belgische zelfstandigen is dat 3,91 procent. Volgens de onderzoekers moet de reden vaak gezocht worden bij de taalbarrière. Zonder kennis van één van de landstalen is het volgens de zelfstandigenorganisatie onmogelijk om het hoofd boven water te houden....
Werkgeheugen van doorslaggevend belang in virtuositeit maandag 26 jul 2010Oefening kan het natuurlijk talent aanscherpen, maar uiteindelijk bepaalt het werkgeheugen of iemand uitgroeit tot een echte virtuoos. Dat is de conclusie van een onderzoek van de Southern Illinois University en de Michigan State University in de Verenigde Staten. Onderzoekers Elizabeth Meinz en David Hambrick stellen dat oefening bijzonder belangrijk is om prestaties te kunnen leveren, maar uit het onderzoek is volgens hen gebleken dat de cognitieve mogelijkheden, met vooral de capaciteit van het werkgeheugen, uiteindelijk een limiet lijkt te opleggen aan het prestatieniveau dat kan worden bereikt....