Top 10 e-mailfouten die we dagelijks maken

Velen van ons denken dat ze goed met e-mail overweg kunnen. Maar dat is niet zo. Soms zijn we te snel en laten we onze lezers in verwarring achter. Dan moeten we wat we schreven rechtzetten en meer duidelijkheid verschaffen, iets wat vaak nog meer tijd kost. We missen vaak ook gouden kansen om relaties te bouwen, anderen te motiveren, verkopen af te ronden of andere belangrijke informatie te verspreiden.

Tim Flood is assistent professor Management en Bedrijfscommunicatie aan de universiteit van North Carolina. Hij stelde een top 10 van meest courante e-mailfouten op:

1. Te vage onderwerpsregel. ‘Vergadering', ‘Stand van zaken', ‘Vraagje', etc. bieden geen enkele toegevoegde waarde. Optimaliseer het gebruik van deze regel. Ook wie het bericht op een smartphone binnenkrijgt moet snel begrijpen waar het over gaat. 5 à 10 woorden volstaan voor een krachtige onderwerpsregel. ‘Actiepunten en notulen vergadering 17 januari'.

2. Het nieuws wordt achterin begraven. Belangrijke zaken moeten steeds vooraan worden vermeld. Belangrijke data, deadlines en aandachtspunten moeten in regels een tot drie (eventueel ook in de onderwerpsregel). Smartphones, cultuurverschillen en waardebeoordelingen maken dat veel lezers niet verder dan de eerste drie lijnen lezen.

3. Bcc. In het beste geval is bcc-gebruik (blind carbon copy) gluiperig en riskant; in het slechste geval onetisch en teleurstellend. Niet doen dus. Beter: het bericht naar de betrokkenen doorsturen met een korte uitleg erbij.

4. Voorgaand emailverkeer niet verwijderen. Wie zijn berichten kort en krachtig formuleert hoeft zijn lezers niet te vragen om door een handvol voormalige emails te ploeteren om te weten waar het over gaat. ‘Ja, ik geef je hierbij toelating om een extra mankracht aan te werven' doet het dus beter dan gewoon ‘Ja'.

5. Spel- en stijlfouten negeren. Het gebruik van Blackberry en andere pda's hebben er tot geleid dat we een zekere tolerantie voor spel- en stijlfouten aan de dag leggen. Dat betekent dat wie wel aandacht aan zijn schrijfstijl besteedt onvermijdelijk zal opvallen.

6. Lange emails vermijden. Soms werkt een lang bericht beter dan het versturen van attachments en andere zaken die niet door veiligheidssystemen raken. Wees dus niet bang om je e-mail wat langer te maken, zolang de structuur van je schrijfsel duidelijk blijft.

7. Gebrek aan structuur. Lange e-mails werken niet ontmoedigend; een gebrek aan structuur in een lange e-mail wel.

8. Het menselijk aspect verwaarlozen. E-mail blijft een communicatiemiddel tussen mensen van vlees en bloed. Zelfs wanneer we de ontvanger ervan nooit hebben gezien of gehoord.

9. Denken dat e-mail het beste communicatiemiddel is. Dat is het niet. Zit je ontvanger vlakbij? Sta recht en loop tot daar. Wil je antwoord op een onbeantwoorde e-mail? Pak de telefoon. Wil je je boodschap meer gewicht geven? Schrijf een brief. Moet je een delicate zaak oplossen? Beleg een meeting.

10. Vergeten dat een e-mail niet kan worden vernietigd. Miscchien wel de belangrijkste les uit cyberspace. Alle dagen schrijven, lezen en versturen we tientallen e-mails. Maar die e-mails blijven voor altijd opgeslagen op een of andere server. Wie schrijft die blijft, ook jaren later nog en zeker wanneer wat we schreven ongepast, grof, vunzig, beledigend of naast de kwestie was.

(foto:http://www.flickr.com/photos/yourdon/ / CC BY-SA 2.0)