Lees nooit e-mail in de ochtend en nog 11 andere stappen tot een betere productiviteit

Productiviteit is vaak moeilijk te grijpen. Niet enkel hebben we goede en minder goede dagen; het stellen van prioriteiten en er daarna op gefocust blijven is niet altijd eenvoudig. Een 12- stappenplan en een goede dosis discipline geven u meer controle over uw werkdagen.

   1. Plan het einde van je dag. Je productiviteit van morgen, start vandaag. Bepaal een tijdstip waarop je met werken ophoudt en hou je er ook aan. Zet je alarm één uur vooraleer dat tijdstip aanbreekt opdat je voldoende tijd hebt om zaken af te werken. De meest voorkomende tip in verschillende productiviteitsboeken: ‘Check nooit e-mail in de ochtend'.

   2. Plan morgen. Gebruik het laatste uur van de dag om een lijstje op te stellen van wat je morgen gaat doen.

   3. Stel grenzen. Wanneer je je werkplaats verlaat, schakel je je computer volledig uit (om te vermijden dat je later nog snel even e-mail checkt), doof de lichten en sluit je deur. Kom niet terug voor morgen.

   4.Respecteer een slaappatroon.  Een slaaproutine eerbiedigen is belangrijk. Die routine begint 2 tot 3 uur voor het slapengaan. Hoewel deze routine van persoon tot persoon verschilt is het aangeraden om telefoongesprekken en internetgebruik te beperken in het uur voor je naar bed gaat. Een gezonde slaaproutine omvat niet meer over je werk praten, een bad of een douche nemen, lichte lectuur, geen tv en steeds het licht uitdoen op eenzelfde tijdstip.

  5. Begin de dag zoals het moet. Ontwaak op een vooropgesteld tijdstip. Doe wat lichaamsbeweging of sport. Maak tijd voor een gezond ontbijt (doe je dit niet dan zal je energieniveau daar de ganse dag onder lijden). Een dag kan enkel succesvol worden als je eerst voor jezelf zorgt.

   6. Stel grenzen. Eens je aan email en andere nieuwsfeeds begint is je computertijd gestart. Neem eerst tijd voor jezelf en zaken die je moet doen. Eens de computertijd is ingezet is de kans klein dat het er later nog van komt, zeker niet na het werk.

   7. Vermijd of beperk e-mailtijd. Handel e-mailberichten af in maximaal een kwartier. E-mail is een enorme tijdsdief en als jij je e-mailgebruik niet onder controle hebt, zal e-mail jou snel onder controle krijgen.  

    8. Vermijd of beperk de tijd die je op sociale netwerken doorbrengt. Nog zo'n tijdsvreter die je van andere prioriteiten afleidt. Gun jezelf een bepaalde tijdsduur om deze vorm van communicatie af te handelen, maar stop er dan ook mee.

   9. Begin de dag met je lijst. Al wat je gisteren op papier hebt gezet moet vandaag af geraken. Onderschat het belang van zo'n lijst niet. Je hebt ‘m waarschijnlijk opgesteld met een objectieve en plichtsbewuste zin voor prioriteiten. Draal niet met taken waar je tegenop kijkt of geef niet teveel aandacht aan onbeduidende zaken.  

  10. Raadpleeg regelmatig je lijst. Kijk elk uur of twee of de zaken die je je had voorgenomen ook gedaan worden. Raak je snel afgeleid dan helpt je plan je weer op pad.

  11. Werk in blokken. De meeste activiteiten kunnen makkelijk in tijdsblokken worden ingedeeld. Er is werk voor klanten, marketing, administratie,... Groepeer soortgelijke zaken en werk ze in een tijdsblok van 2 of 3 uur af.

  12. Blijf gedisciplineerd. Een je gedaan hebt met een taak is het verleidelijk om er nog wat meer tijd aan te besteden om ze nog te verbeteren. Vooral wanneer klanten je feedback geven en je updates sturen tijdens de dag. Maar geef al je activiteiten eenzelfde belang, of je nu voor een klant werkt of nieuwe klanten zoekt.  Doe je dat niet kan zal ook je inkomstenstroom daar vroeg of laat onder lijden.

Het is niet altijd makkelijk om te doen wat je graag wilde doen. De tijd vliegt, er zijn overal afleidingen en deadlines moeten worden gehaald. Soms krijg je de indruk dat je in tien verschillende richtingen wordt getrokken. Doch wie zijn werk met doelstellingen en discipline benadert, krijgt de zaken makkelijker voor elkaar en haalt ook meer voldoening uit de zaken die hij realiseert.