Waar is de baas? Op weg naar een vergadering...

CEO’s brengen zowat een derde van hun tijd met vergaderen door, blijkt uit een studie van studenten van de London School of Economics en de Harvard Business School onder 500 CEO’s van bedrijven overal ter wereld.

De studenten vroegen de persoonlijke assistenten van de CEO om, als onderdeel van hun Executive Time Use Project, het tijdsgebruik van hun baas om de vijftien minuten te noteren.

In een eerste studie onder 65 CEO's blijkt dat ze zowat 18 van de 55 uren dat ze op kantoor zijn in vergaderingen doorbrengen. Ze zitten gemiddeld 3 uur aan de telefoon en spenderen 5 uur aan zakenlunches. Ze zijn amper 6 uur per week ‘echt aan het werk’.  20 uur zijn ze kwijt aan reizen, persoonlijke zaken, fitness en 'ditjes en datjes'.

Hoe meer mensen rechtstreeks aan de CEO rapporteren, hoe meer vergaderingen de CEO heeft.  Maar CEO’s die over een CFO en/of een COO beschikken vergaderen gemiddeld maar 5 1/2 uur per week.

Wanneer CEO’s worden geconfronteerd met de resultaten van hun tijdsgebruik, zijn ze vaak verrast,’ zegt Robert Steven Kaplan, die management doceert aan de Harvard Business School. Hij raadt bedrijfsleiders aan hun ‘tijd’ als ‘geld’ te beschouwen, waarna ze er waarschijnlijk zuiniger op zouden zijn en een reeks mensen die hen willen spreken zouden afwimpelen.

In 2009 berekende het onderzoeksbureau Aberdeen Group uit Boston dat 3% van de inkomsten van een bedrijf opgaat aan vergaderingen.

In een ander rapport gingen Raffaella Sadun van Harvard, Oriana Bandiera en Andrea Prat van de London School of Economics en Luigi Guiso van de European University Institute op zoek naar het tijdsgebruik van 94 Italiaanse CEO's. Daarna bundelden ze hun conclusies in het rapport What Do CEOs Do?

Na de cijfers te hebben geanalyseerd kwamen ze tot de volgende bevindingen:

- 85% van de tijd is de CEO bezig met andere mensen te werken. Dat gebeurt in meetings, telefoongesprekken en publieke optredens.


- 15% van de tijd werkt de CEO alleen.

De tijd die de CEO met anderen werkt kan als volgt worden ingedeeld:

- 42% wordt doorgebracht met insiders (werknemers of managers van het eigen bedrijf)


- 25% wordt doorgebracht met mensen van zowel binnen als buiten het bedrijf


- 16% wordt doorgebracht met enkel outsiders (mensen van buiten het bedrijf)

Daarna werden de cijfers van naderbij bestudeerd om te zien welke CEO zijn tijd het meest productief had besteed. Uit die oefening kwamen drie conclusies:

1. CEO's die langer op de zaak zijn presteren beter dan zij die minder lang op de zaak zijn. Zo gaf elke additioneel procentpunt tijd dat werd gewerkt een stijging van 2,14% in productiviteit.

2. Hoe meer tijd werd doorgebracht met insiders, hoe meer de productiviteit van de CEO omhoog ging. Voor elk procentpunt tijd dat werd doorgebracht met tenminste 1 insider ging de productiviteit van de CEO met 1,23% omhoog. Minder goed nieuws was dat de tijd die CEO's met outsiders doorbrachten op geen enkele manier kon worden gerelateerd aan de prestatie van het bedrijf.

3. De onderzoekers bepaalden een maatstaf voor de kwaliteit van het behoorlijk bestuur, waarbij ze rekening hielden met de omvang van de raad van bestuur, het aantal vrouwen in die raad van bestuur, het aantal buitenlandse vestigingen enz. Opnieuw vonden ze een duidelijke correlatie: bedrijven met een goede governance hadden CEO's die voornamelijk tijd spendeerden met insiders en tegelijkertijd productiever waren.

De reacties van de betrokken CEO's op deze studie zijn uiterst positief. Omdat het 'lonely at the top is' hebben ze er vaak geen benul van hoe ze hun tijd beter kunnen besteden. De onderzoekers willen het belang van deze (beperkte) studie nog niet overdrijven, noch de conclusies ervan veralgemenen. Maar uit de studie blijkt alvast één ding: wie zich hoofdzakelijk met zijn eigen mensen bezighoudt, boekt de beste resultaten.