Het ABC van de presentatie

Stiltes
Dit was voor mij een eerste teken dat er iets mis was. In de loop van de dag werd ik nog vele malen geconfronteerd met pijnlijke stiltes. Ik pakte het aanbod van mijn mentor met beide handen aan, toen hij voorstelde een deel van mijn werk over te nemen. Maar ook hem lukte het niet meer de dames tot enige actie te bewegen. Het kwaad was al geschied. Toen wij eventjes alleen waren vertrouwde hij mij toe dat het begin van de dag verkeerd was: “Michel je moet ze er direct bij betrekken, anders wordt het helemaal niks”.
 

Parelen voor de zwijnen
Gelukkig duurde het eventjes voordat ik dezelfde training opnieuw moest geven. Alle tijd dus om het hele programma stevig onder handen te nemen. Ik had me er natuurlijk af kunnen maken en zeggen: “die meiden worden gedwongen door hun baas om deze training bij te wonen en het is dus gewoon parelen voor de zwijnen gooien, niets aan te doen.” Maar zo werkt het natuurlijk niet voor iemand die met het geven van trainingen zijn brood wil verdienen.
 

Het toverwoord: aandacht
Wat mankeerde er aan mijn presentatie? Allereerst was het mij niet gelukt de aandacht van mijn publiek te vangen. Elke ervaren presentator weet dat die eerste minuten van een presentatie maatgevend zijn voor het verdere verloop. Het is de taak van de presentator het publiek te activeren, hun aandacht als het ware te vangen. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door duidelijk te vertellen wat het nut is van uw verhaal. Stel namens uw publiek de vraag: “hoe wordt je er beter van, wat schiet je er mee op?” Een andere mogelijkheid is van start te gaan met een interessante anekdote. Een kort verhaaltje waarmee u uw publiek direct bij het onderwerp betrekt.
 

Belangstelling
De aandacht vangen is de eerste taak voor de presentator. Dat was mij dus niet gelukt. Helaas zakte ik ook met glans op het tweede onderdeel: belangstelling opwekken en vasthouden. Elke presentator heeft de opdracht de belangstelling van zijn of haar publiek op te wekken en vast te houden. Dat doet u in de eerste plaats door gewoon te doen alsof u in gesprek bent met een andere persoon: direct face to face. Veel sprekers die voor een groep staan maken gebruik van allerhande gewichtige woorden en uitdrukkingen. In een gewoon gesprek probeert u toch ook niet uw gesprekspartner te overdonderen met gewichtigdoenerij? Doet u dat dan ook niet als u een spreekbeurt moet houden. Daarbij maakt het geen verschil of u een presentatie houdt voor twee mensen of een zaal met enkele honderden mensen. Maak gebruik van voorbeelden, analogieën en korte verhaaltjes. Mensen zijn dol op dit soort intermezzo’s. Ze illustreren uw betoog en houden de interesse vast. Last but not least: geef uw verhaal een duidelijke structuur. Hanteer de KISS-formule: keep it short and simple.

Het is van het grootste belang dat er interactie ontstaat tussen spreker en publiek. Als ik ergens in de fout was gegaan, dan was het wel op dit onderdeel. Ik stond er mijn kennis te spuien zonder werkelijke interactie met mijn publiek aan te gaan.
 

Communicatie
De derde regel is: breng communicatie op gang met uw publiek. Als u met iemand in gesprek bent, ratelt u toch ook niet aan een stuk door? Doe het ook niet in een presentatie! Zet uw publiek aan tot nadenken en leg uw publiek regelmatig vragen voor en stop vervolgens even. Plan deze vragen van tevoren. De bekende “voor de koffievraag” is dus een misser. Want wie wil er nou spelbreker zijn? Het publiek snakt naar een onderbreking en niemand haalt het dus in zijn hoofd een vraag te stellen. Er is hiervoor ook een andere methode: geef uw publiek bijvoorbeeld twee minuten de tijd en stel voor dat ze samen met hun buurman of buurvrouw enkele vragen bedenken. Een andere mogelijkheid is om in de zaal (op elke stoel) een formulier neer te leggen waarop mensen vragen kunnen schrijven. Deze formulieren kunnen ze inleveren bij een van uw medewerkers. Lang niet iedereen heeft de durf om in een zaal vol met mensen op te staan en een vraag te stellen. Neem de vragen van uw publiek altijd serieus en beloon de vragensteller met een compliment. Verzin geen makkelijke of snelle antwoorden. Dat is de dood voor elke discussie. Het is voor een presentator heel makkelijk vragenstellers publiekelijk de mond te snoeren. Een bijkomend effect is natuurlijk wel dat niemand het nog waagt vragen te stellen.

Tot slot het ABC van elke goede presentatie:

- Aandacht van uw publiek vangen.
- Belangstelling opwekken en behouden
- Communicatie aangaan met uw publiek

Dit artikel is geschreven door Michel Hoetmer, acquisitiecoach. Hij publiceert via zijn website een informatieve nieuwsbrief over acquisitie en verkopen. www.salesquest.nl