Elektronische briefwisseling

Jan Louage, onze algemeen directeur, schraapt zijn keel en begint voor te lezen:

'Albert, kan je mij vertellen wat er zo belangrijk was om niet aanwezig te zijn tijdens deze meeting daar waar dit dossier voor 80% zal bepaald worden door de kwaliteit van jullie antwoord.

Zijn jullie wel geïnteresseerd om te antwoorden? We zouden het graag weten want ook wij hebben het druk en verliezen niet graag onze tijd!

Ik heb reeds twee halve dagen geïnvesteerd om presentaties te geven bij PetroBel en nu dat er iets concreets moet gebeuren zien we niemand van jouw dienst verschijnen. We steken het niet weg, we zijn teleurgesteld in de samenwerking. Graag uw feedback.

Piet de Vadder.
Sales Director. '

Jan laat een lange stilte volgen nadat hij deze hatelijke mail van Piet voorgelezen heeft. Hij heeft aan iedereen een kopie van de mail overhandigd. Albert Kempeneers en Piet de Vadder zitten er schaapachtig bij. Het ziet ernaar uit dat we allemaal een stoomcursus bedrijfscommunicatie en collegialiteit gaan krijgen .

‘E-mail is een zegen en een vloek,' zet Jan zijn preek in. 'Het is een zegen omdat het je in staat stelt om enorm snel en efficiënt te communiceren. Het is een vloek omdat de hoeveelheid mails een echte terreur aan het worden is. Bij Metro Services zien we bovendien een enorme toename van kankermails de laatste maanden, en de klachten over beledigingen en polemieken via het intranet zijn niet van de lucht. Ik laat jullie nog even meegenieten van de verheffende communicatie tussen Albert en Piet, die zoals we allemaal weten, een voorbeeldfunctie hebben in dit bedrijf. Ik mag jullie het vervolg van deze interactie niet onthouden. Het antwoord van onze vriend Albert luidt als volgt:

'Piet, ik krijg steenpuisten van dit soort berichten. Als je meetings belegt met klanten om hun lastenboek te bespreken, gelieve ons dan iets vroeger dan een halfuur vóór de meeting te verwittigen. Ik kan mijn mensen niet zomaar vrijmaken voor wilde projecten die niet volgens de procedure gekwalificeerd worden. Graag enige planning en proactiviteit in het vervolg en hou dat arrogante gezeik voor jezelf. Daar wordt niemand beter van. '

De elektronische kemphanen Albert en Piet zijn rood aangelopen. Bijna tegelijkertijd roepen ze uit: 'Ja, Jan, het is al goed. We hebben het nu wel begrepen. Dit zal niet meer gebeuren.'

Louage geeft echter niet af. Als hij zijn medewerkers in volle directiezitting voor schut kan zetten, dan zal hij het niet laten. 'En willen jullie het antwoord van Piet kennen. Dat is zo mogelijk nog verheffender:

'Albert, als er hier een zeikerd is, dan ben jij het wel. Ik pik dit niet. Door de slechte kwaliteit van jouw incompetent gemanagede diensten verliezen wij klanten. Doe daar wat aan, in plaats van mij te koeioneren. '

'Het is duidelijk dat we zo nog uren en dagen kunnen doorgaan. Ik wil dat jullie de elektronische post gebruiken om constructief te communiceren, niet om elkaar op een laffe manier de huid vol te schelden. In elkaars gezicht durf je dat niet. Piet, Albert, wat gaan jullie hieraan doen?'

De gêne is voelbaar in de zaal. Iedereen schuift wat ongemakkelijk op zijn stoel. Piet mompelt: 'Het zal niet meer gebeuren, tenminste als hij zijn werk behoorlijk begint te doen.'
Albert roept uit: 'Nu zien jullie wie hier de kwade geest is. Je hebt geen e-mail nodig om daar achter te komen.'
Jan neemt het stomste besluit dat hij had kunnen nemen: 'Vanaf nu wil ik in CC staan van elk bericht dat er door en tussen jullie verstuurd wordt. En ik zal jullie wel wat elektronische communicatietraining geven. Oké? Zo moet je met kinderen omgaan, ze op hun vingers kijken en er geregeld op tikken.'

Albert en Piet kijken elkaar woedend aan. Ze kunnen elkaars bloed wel drinken. Maar een vraag houdt hen bezig: 'Hoe zijn die e-rnails eigenlijk bij Jan terechtgekomen? Heeft die toegang tot alle e-mails? Wie heeft hem die bezorgd? Dan kunnen we maar beter opletten.'

'Volgend agendapunt. Het overmatig papiergebruik. Er wordt niet alleen veel te veel gemaild, er wordt bovendien nog veel meer overbodig papier gebruikt.'